自我組織管理
 

　　1.自我組織管理的定義
 

　　自我組織管理主要是通過對工作方式、方法的改變，達到時間管理的目的。自我組織管理就是做好時間的加、減、乘、除四則運算。
 

　　所謂加法就是找出在時間管理中隱藏的時間;減法就是減少無謂的時間浪費;乘法可以成倍提高工作效率，而不是延長工作的時間;除法是根除浪費時間的習慣。
 

　　2.時間的加減乘除四則運算
 

　　時間的加減乘除
 

　　+：找出隱藏時間
 

　　- ：減少無謂的時間浪費
 

　　×：提高工作效率
 

　　÷：根除浪費時間的習慣
 

　　(1)加法
 

　　時間上的加法就是找出隱藏的時間，可以通過下面幾種方式：
 

　?、偕糜诶玫群蚝涂諜n時間
 

　　比較保守的估計，如果每天有十分鐘的時間花在上下班的路上，一個月就是300多分鐘，也就是五個小時的時間。你可以利用上下班在路上這十分鐘的時間，構思一下一天工作的細節，規劃每日計劃表應該做哪些事情，這樣，一上班就可以立刻投入工作。還可以利用上下班路上的時間，用錄音機來學英語，背單詞。一個月下來也會學到不少東西。
 

　　②創造時間區
 

　　一家集團公司的老板，每天八點上班，比正常的員工還要早到一個小時，為什么呢?他是這樣回答的：因為我已經70多歲了，早到一個小時，我很容易地找到一個離公司近一點的停車位(因為在美國停車位非常難找);利用早到一個小時處理信件、郵件和文件，效率非常高。
 

　　你也可以比大家早到一個小時，或者晚走一個小時，在這一個小時里沒有人打擾，可以靜下心來仔細考慮一些事情，這就是創造時間區。
 

　?、勰鎰莶僮?/span>
 

　　逆勢操作就是別人干這件事的時候你偏不去干，等沒人干的時候你再去干，這個方法確實非常好。比如午餐時間，餐廳里擠滿了人，晚去半個小時會發現人非常少，然而晚去半個小時并不比大家晚回來。
 

　　④背包原則
 

　　有個笑話說，兩個人去搬磚，其中一個人說對方：“你多懶呀，你一次就搬一塊磚。”對方說道：“我覺得你才懶，你一次搬四塊磚，比我少走三趟!”這就是背包原則，其實如果利用背包原則的話，可以節省不少時間。
 

　　● 注意平時積累素材。不要每次都從頭開始，等到用的時候將積累的素材拿出來就可以。
 

　　●地理上的批量處理。去辦公室或收發室，取傳真件和送郵件同時進行，這樣就不用跑來跑去，節約了不少時間，這是地理上的批量處理。
 

　　●時間上的批量處理。比如說郵件收發，既可以定時收發，也可以隨時收發。但定時收發可以集中時間處理，比較從容，可以節約不少時間。
 

　　(2)減法
 

　　減法就是要減少時間的浪費。你的時間很可能都是在猶猶豫豫、反復思考的過程中白白浪費的。
 

　　有個心理學家提出“五分鐘思考法”的原則，就是遇到小事情，不要猶猶豫豫，不要反復去思考，只要花五分鐘就可以解決問題。
 

　　這五分鐘是這樣分配的，第一分鐘先來決定目標和課題，究竟要做什么，達到什么目的。第一個兩分鐘是思考的擴張及探求，要達到這個目標需要準備哪些條件，可不可行。第二個兩分鐘整理思路，做出結論。
 

　　5分鐘思考法
 

　　1分鐘：決定目標及課題
 

　　2分鐘：思考的擴張及探求
 

　　2分鐘：整理思緒，做出結論
 

　　(3)乘法
 

　　時間管理中的乘法，就是怎樣提高工作效率。對于完成計劃所需要的時間，應該有個合理預計，這樣才會提高工作效率。在提高工作效率方面，介紹一些小方法：
 

　?、傥餁w其所，物歸原處。比如：辦公桌上堆放雜物不堪入目，文件到處都是。這樣會妨礙你的注意力，導致你情緒緊張，壓力增大，又增加了許多查找時間。因而要培養物歸其所，物歸原處的習慣。
 

 物盡其所，物歸原處

　?、诮⒂行У墓ぷ鳝h境。辦公桌上物件的擺放次序應該遵循兩個原則：一是方便，二是固定。
 

　　比如：方便——如果你習慣用右手寫字，你的電話可以放在左邊，這樣可以用左手拿起電話。固定——每件東西拿出后要放回原處，這樣你就不必再花很多時間去考慮這件東西到底放在哪里，可以減少不必要的時間浪費。
 

　?、畚募幚?。要善用文件夾，建立文件處理原則。要建立一套文件處理系統，哪些是待送出的文件，哪些文件是處理完的。處理完了的文件要歸檔，電腦中的文件目錄和郵件要歸類，這樣查找起來一目了然，非常方便。
 

　　(4)除法
 

　　除法就是根除浪費時間的習慣。浪費時間的習慣主要是指“拖延”時間。比如說上班總是遲到，交給他的事情今天不辦，拖到明天辦。
 

　　對付拖延時間的辦法只有一個——當機立斷。
 

　　采取逐個擊破的方式來進行，就是把大事情劃分成小事情，從容易的事情做起。
 

　　調整思維方式。往往覺得事情越難辦就越往后拖，不妨反過來想一想，如果先把這個難辦的事情做完，以后就不需要想這個事情了。調整了思維方式，你會變得更加主動，很樂意去做這件事情，那么事情就往往不會像你想的那么難了。
 

　　避免過分追求盡善盡美。有的人往往把問題想得非常透徹后才去動手做，那么由于你考慮問題過細，也沒有時間去做了;有時可能開始動手做時，靈感隨之而來，進展很順利。應該先想好大框架，然后動手去做，以避免追求盡善盡美。
 

　　通管理
 

　　1.懂得說“不”
 

　　一般人大多都比較中庸，不好意思對別人說“不”。懂得說“不”要注意以下四點。
 

　　(1)時間結構的暗示。比如你跟別人會面之前，先告訴對方，我們這次會談大約要用30分鐘的時間。這樣大家都心中有數。
 

　　(2)肢體的暗示。比如會談的時間就要結束了，你下意識地看一下手表，暗示對方時間快到了。通過這些肢體的暗示，別人能明白你的想法，又不得罪人。
 

　　(3)在拒絕別人的時候，一定要做到附以理由，提供其他解決途徑。比如說你正在工作的時候，你的朋友打來電話，這時候你一定要告訴他，你正在上班，下班以后再聊。這樣回答，不但告訴他理由，而且提供了下班以后再聊的方式，既得體又解決了問題。
 

　　(4)做到對事不對人。告訴對方，自己只是對這件事情發表觀點，并不是對人，所以請不要生氣。切忌通過第三者來做這件事情。
 

　　2.善用電話
 

　　電話既可以節約時間，也可能浪費時間，這完全取決于你的態度和行為。要學會善用電話進行溝通。電話溝通中需要注意幾個方面。
 

　　(1)要避免開頭的題外話。如：最近好嗎?最近過得怎么樣?假期是怎樣度過的?這樣的話題應該避免。
 

　　(2)適時切入主題。不懂得結束談話的技巧，是造成電話冗長的原因。如：客戶閑聊開場白覺得比較融洽時，就應進入正題。
 

　　(3)盡量集中回復電話。
 

　　3.會議溝通
 

　　很多人經常抱怨，開會時間太長，會議討論半天也沒有結果，不相關的會議太多等等，這說明在日常會議中存在著許多弊病。
 

　　如果解決好以下五個方面，會議就會有成效。
 

　　(1)制定清晰的目標。開會要達到什么目的，這就是目標清晰。
 

　　(2)盡量減少與會人數。邀請那些樂于提建設性建議的人員參加。對于只會潑冷水的人盡量不讓其參加，因為這些人不但不會提建議，還會延長會議的時間。
 

　　(3) 選擇適當的開會時間和地點。〖HT〗時間不要定在下午，最好在上午，這時大家的思維比較活躍。開會地點空氣要流通。時間和地點選擇好了，有利于會議的進行。
 

　　(4)提前將會議議程和相關資料分發給與會者。這樣做大家會清楚會議的目的和開法，會促進會議的正常進行。
 

　　(5)避免“馬拉松”式的會議。因為會議開的時間越長效率越低，對時間一定要加以限制。會議時間不宜超過兩個小時。
 

　　你可運用的時間就是你全部的時間資本。
 

　　學習了自我時間管理的方式，要做好時間的加、減、乘、除四則運算：加法就是要找出隱藏的時間，減法是要減少無謂的時間浪費，乘法是要提高工作的效率，除法是要當機立斷，根除浪費時間的習慣。要善用溝通技巧。你可運用的時間就是你全部的時間資本。你不能借用時間，也不能囤積時間，甚至不能獲取時間，你只能堅持不懈從一點一滴的小事做起，更有效率地利用時間。