會議的流程管理及其案例
舉行會議
1.不要離題
舉行會議，千萬不要離題。要使會議不離主題，會前最好明確以下兩點：
(1)思考在前
①傳閱議程及所有的相關資料;
②會前爭取來自可能同盟者的支持。
(2)避免陷阱
①確保在會議之前明確會議目的;
②當與會者偏離議程時提醒他們。
舉行會議
準備會議
1.邀請與會者
(1)考慮與會者在一個小組中如何工作。
(2)排定會議時間要考慮旅行時間。
(3)如果有人不能出席，就重新安排會議。
(4)議程的每個項目旁列出發言者的姓名。
會議角色(貢獻)
·提供信息 他們是否有共同分享的信息?例如，一位銷售經理報告客戶的反映。
·提供建議 他們能否提供特殊的意見或信息?
·提供特殊專長 他們的專業身份是否有用?例如，處理合同爭議的律師。
·授權行動 他們能否實施以獲得統一的行動?例如，在一個預算會議上的一位財務主管。
2.準備議程
(1)編排議程
①避免在情緒低落時段開會。
②保證將議程的任何改變都通知會議主席。
③議程應盡可能簡短，試將議程限于一頁紙。
④盡早討論最重要的問題，此時與會者最精神。
(2)構想議程
①議程應包括會議日期、時間、地點和目的等細節。
②目的明確。
③全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。
④把類似的議題放在一起，分配給每一項議程的時間應體現出它們的優先次序。
⑤無人會介意提早結束會議，但是會議超過預定時間會令人不快。
(3)分發議程(議程草案和最終議程)
①決定需要在會上提出的問題。
②將議程初稿發給全體與會者，征求他們關于項目的建議。
③將建議匯總到下一草案中。
④重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。
(4)確定地點
不同類型的會議需要不同的會議場所，正確選擇會議場所才能達到最佳的會議效果。
各種類型會議場所的特點
(5)安排座位
會議的管理者應該根據不同的會議目的采取不同的座位安排方式。
①一對一形式。這種安排座位的形式適用于小型會議。一對一形式又有三種安排座位的方式，而這三種方式分別包含著三種暗示。
例如，主管找你談事情，會出現以下三種情形：
情形一 主管：小張過來，坐在我身邊，咱們談一談。
暗示：支持性，即彼此之間是一種互相支持的關系。
情形二 主管：小張你坐這兒，咱們交流一下。
暗示：合作性，即彼此之間是一種合作關系。
情形三 主管：小張，請坐這個地方，咱們談一談。
暗示：面對面，感覺像是在跟客戶面對面的溝通，表明彼此是平等的合作關系。
在召開正式會議的時候，會議安排者應該根據與會者的級別和商務禮儀的規范分別安排就座。例如，如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。
②運用策略安排座位
運用策略排座
會議主席的位置決定了其他座位的意義。一個會議里往往會有幾種人，有支持者，有反對者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達到會議的目的。對于有爭議的會議，盡量避免安排觀點相反和觀點相近的人相鄰而座，還可根據你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點規劃座位。此外，與與會者會議中的目光接觸也很重要，誰與誰會進行正面目光接觸，就相應安排他們相對而坐。
(6)會議用品
會前應檢查會議場所相關用品是否準備妥當，它們包括：
①茶具
②休息室、吸煙處
③停車位
④資料
⑤通訊設備
⑥書寫用品
出席會議
1.積極參與
會議參與者應該積極參與會議討論，收集會議信息，結識新朋友并辨認對立方。
2.傾聽發言
(1)聆聽發言時注意力應集中，目光直視發言者，表示對發言內容很感興趣。
(2)與會者在會場上交頭接耳和坐立不安，會使傾聽發言的人感到不快。
(3)對于無關事項的討論，在剛開始時就應當進行勸阻。
(4)傾聽不僅用耳，傾聽發言時的肢體語言也很重要。
3.處理問題
(1)為了使會議取得成功，會議發起者應負起個人責任。
(2)鼓勵與會者在會議上輪流擔任主席。
(3)你若拒絕一項動議，就應該提出一個可能取得一致的新動議。
(4)作為主席，應該讓大家講出所有觀點。
4.做備忘錄
(1)備忘錄應當簡短，并寫成筆記形式。
(2)及時遞交備忘錄，可以促進被討論問題的及時解決。
(3)會議秘書若對一個問題不太明了，應當與會議主席進行討論。
(4)備忘錄應能讓缺席者完全理解。
5.分發和跟蹤備忘錄
(1)確保會議主席批準備忘錄。
(2)會議結束一兩天內分發備忘錄。
(3)在兩個會議之間跟蹤備忘錄中那些要采取的行動。
(4)利用備忘錄中某個正在進行的事項編寫一份情況報告，與下次會議的議程一起傳閱。
(5)每次會議上，與會者一起核實并審批上次會議的備忘錄。
會議是溝通協調的一個重要手段，也是公開表達意見的形式，通過舉行會議及參加會議，能夠聽取意見，獲得資訊。如果不懂得會議管理技巧，會議不僅會變得毫無意義，而且會浪費大量的時間。因此，要想真正發揮會議的作用，必須明確會議目的，做好會前準備。參加會議者要想達到參加會議的目的，也必須做好參加會議的準備。同時，會后的后續工作也很重要。
GE會議案例(合力促進)
1.背景
現在GE有12個事業部，但杰克·韋爾奇接手之初有300多個事業部。GE以前崇尚的理念是管理、監督、組織、調控，這種傳統的管理思想在GE根深蒂固，所以GE有非常多的級別，從下數到上有十幾級。他們靠監督和指導來使GE這個龐大體系運轉。
但是杰克·韋爾奇管理GE以后，提出GE最不需要的就是管理，管理唯一需要做的工作就是簡化再簡化，GE真正做的事情就是讓員工能夠真正發揮出積極性。杰克·韋爾奇認為解決的辦法只有一個，就是公司的全體員工和公司一起合成一股力量，改變公司的官僚作風，使GE運轉更加高效，更加能適應這個變革的時代。
(1)杰克·韋爾奇在GE里做的一項工作跟會議有關叫合力促進。
(2)合力促進——要徹底清除存在于通用電氣中的任何低效能的障礙，實現的方法就是全體員工的“合力促進”。
(3)實現目標的兩個前提：
①員工必須有機會當面向上司提出意見和建議。
②員工的問題必須得到相應的解答，而且盡可能當場解答。
2.解決方案——合力促進會議
(1)合力促進會議
合力促進會議
(2)合力促進會議的7個步驟
①選擇需要討論的問題。
②從各崗位上挑選合適的人員，組成解決問題小組。
③推舉一位某項建議的“領袖”，他將負責合理促進行動計劃的整個過程。
④舉行為期三天的團隊會議，提出改善工作流程的意見和建議。
⑤與有關管理人員會談，并由該管理人員現場解答和決定建議的可行性。
⑥在實施各項建議的過程中，可以舉行更多的交流會議。
⑦保證各項建議的按時完成。