良好的商務寫作是商務禮儀的一種表現，能夠給人留下良好的印象。在工作當中，同客戶或者上級的第一次接觸可能就是通過商務寫作開始的。上級第一次接觸你，可能就是你的.
 

　　商務寫作，也可能就是你的簡歷;客戶看到的商務寫作可能是一份產品介紹使用說明。
 

　　在溝通過程中，也會用到商務寫作。商務寫作是溝通渠道中必不可少的一種溝通方式，借助商務寫作的形式，你可以向其他人傳遞準確、必要的商務信息，因此，商務寫作是商務禮儀中必不可少的環節。
 

　　商務寫作的首要環節
 

　　商務寫作的第一步——了解讀者
 

　　商務寫作既是一種商務禮儀，同時也是一種溝通渠道，商務寫作有其獨特的形式和內容。
 

　　在開始設定商務寫作形式和內容之前，首先要了解你的讀者。因為商務寫作目的是向讀者傳達商務信息，那么首先要了解讀者需要哪些信息，也就是讀者的相關信息。
 

　　1.讀者信息的層次
 

　　分成三個層次：
 

　　(1)讀者的基本情況，包括讀者的年齡、教育背景、從業經驗、性別和宗教信仰等基本情況。
 

　　(2)讀者的價值觀，包括讀者的個人興趣、觀點、態度和價值取向等。
 

　　(3)讀者對某個話題的了解程度，即讀者對要傳遞的商務信息的了解程度。
 

　　2.讀者的五種類型
 

　　(1)門外漢型讀者
 

　　門外漢型讀者是指對某一個方面一無所知，而且毫無興趣的人。對待門外漢型讀者，開始商務寫作時，首先要做的工作是引起他的興趣，引起他們的注意，不要過多的強調細節，令讀者生厭。
 

　　(2)專家型讀者
 

　　專家型讀者是指對某一個方面有深入系統的了解，并且抱有濃厚興趣的人。同他們溝通時，不能只給出答案，他們對結果抱有興趣，他們更關注結果是怎么得到的。
 

　　(3)管理人員型讀者
 

　　管理人員型讀者所感興趣的是直截了當的結果，而不太注重細節。在同管理人員型讀者進行交流的時候，就是要開門見山地進入主題，告訴他們主題是什么，結果是什么，以引起他們的注意，而不必過多的講述過程和細節。
 

　　(4)用戶型讀者
 

　　產品說明和操作指南等商務文件的讀者多是用戶型讀者。用戶型讀者最關心的是如何操作使用這方面的信息，所以不能把內容講解得過于簡略，要盡可能地講解清楚。
 

　　(5)綜合復雜型讀者
 

　　在日常商務寫作中，這種類型的讀者是最多的，他們可能既是門外漢，又是客戶，或者既是管理人員，又是專家，在這里簡單舉出幾種最常見的綜合復雜型讀者。
 

　　【案例】

　　①讀者既是管理人員，同時又是門外漢。
 

　　隨著技術的高速發展，每一個人只能專注于某一學科，而很難成為全才。比如：向一個人力資源管理者介紹納米技術，即使用了很多專業詞匯，最終他仍不理解，從而導致商務談判的失敗。又如：同足球教練談專業通訊產品，你也可能無從說起。對待這種既是管理人員，同時又是門外漢型的讀者，需要著重向他介紹這種產品能給他帶來多少收益。
 

　　②讀者既是專家，同時又是管理人員。
 

　　在職場上很多公司的老板都是這種的出身，從一個技術人員或研發人員，一步一步地做到研發團隊的管理人員，進而成為公司的管理者，最終變成公司的老板。在同這種類型讀者進行溝通時，只要提供一個簡潔的摘要，同時附上詳細的說明就行了。
 

　　中西式寫作的共性與區別
 

　　商務寫作的形式
 

　　1.商務寫作的兩種形式
 

　　商務寫作大體分成中式商務寫作和西式商務寫作。在國有企業和政府機關，常用的是中式商務寫作;在外企公司，常用的是西式商務寫作。
 

　　2.兩種形式的區別
 

　　中式商務寫作和西式商務寫作的主要區別是：
 

　　①格式不同。東方語言和西方語言在寫作格式上顯著不同。
 

　　②語言習慣不同。如中式信件的結尾，一般采用“此致敬禮”，或者“請領導批復為盼”等禮貌用語;在西式信件的結尾經常寫“你忠實的某某”等。
 

　　3.商務寫作要表達的信息
 

　　商務寫作要表達的信息即商務寫作的目標，大致分為四類：
 

　　①通知性寫作。包括通知、通告、通報，還包括日程安排、會議安排、課程時間安排等。
 

　　②說服性寫作。包括項目提案、申請、廣告宣傳冊等，比如：購買一套光華管理培訓課程的光盤，需要先寫一份購買申請，說明購買原因以及重要性和必要性。產品廣告宣傳冊也屬于說服性寫作。
 

　　③指導性寫作。包括用戶手冊、操作指南、業務流程等。
 

　　④記錄性寫作。包括工作總結、個人總結、會議記錄、備忘錄等。
 

　　商務寫作的第一個環節是了解信息接受者即讀者。讀者大體上分成五種類型。在商務寫作中，要根據不同的讀者類型寫出不同的內容，要根據不同的企業性質寫出不同的格式。初步了解商務寫作的形式以及內容后，就為提高商務寫作能力打好了基礎。