每份商務寫作只確定一個中心目標。任何一份商務寫作，只能確定一個中心目標。
商務寫作的四個步驟
商務寫作的步驟
商務寫作一般有四個基本步驟。
(1)計劃，先列一個提綱。
(2)成文。
(3)修改。
(4)編輯，排版。
成文過程中語言的合理運用
商務寫作的內容
在寫作的過程當中內容如何表達，需要注意什么?
語言
(1)語言力求清晰、簡單、直白，盡量避免陳詞濫調
曾經有人說過這樣一句話： 語言的力量在于表達而不在于炫耀
在使用語言的時候要盡量使用正式語言，不要采用非正式語言。商務寫作和詩歌有嚴格區別，詩歌表現的是一種意境，它強調的是意味綿長;商務寫作則要求簡單直白，不要炫耀詞藻，更重要的一點是，商務寫作的內容絕對不能讓讀者產生歧義，必須簡單明了。
【案例】
通 知
在建筑物相鄰的停車場停車是受到這片停車場是設計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的，所以，員工們應該考慮共同使用交通工具，或在正常時間內另作停車打算。
(2)盡量運用積極樂觀的語氣
(3)應用主動語態，而不是被動語態例如，主動語態：我保證按時完成任務;被動語態：任務還是能夠按時完成。
成文過程中目錄以及附件的合理運用
目錄以及附件的運用
在商務寫作的時候，往往遇到一些非常多的文字內容，如產品說明、詳細的項目計劃等，在進行這種商務寫作時，要合理利用目錄、提綱以及附件。
(1)目錄、提綱：便于讀者了解你寫作的整體內容、結構
比如：在報告前面寫一個簡單目錄、提綱，上級按照目錄、提綱提示，可以直接了解報告的內容和結構，同時又節省時間。
(2)附件：對寫作中引用的內容或相關資料，應當采用附件的形式加以說明
比如：人力資源部申請了一個培訓項目，發了一個通知，在附件中介紹了專家的背景材料，這樣做便于學員了解培訓的詳細情況。
成文過程中布局的合理運用
段落層次的安排
(1)布局
商務寫作的布局要合理，布局主要分成兩部分：一部分是開頭與結尾，另一部分是段落層次的安排。
開頭與結尾，要吸引大家的注意，要風趣、有力度。根據不同的讀者和不同的商務信息，
需要采用不同的開頭和結尾方式。
(2)段落層次的安排
商務寫作中，段落安排是服從于形式的。簡要介紹幾個常用的段落層次安排類型。
◇直接要求型
第一段：直接提出你所需要的信息和服務。
第二段：解釋原因或指出將如何使用該信息。
第三段：具體指出你希望讀者做什么。
第四段：列出讀者的收益，以良好的祝愿結尾。
◇通知型
第一段：吸引注意。
第二段：提供必要信息。
第三段：提出不利因素并指出原因。
第四段：列出讀者的收益，以良好的祝愿結尾。
◇說服型
第一段：引起興趣，建立共同的目標。
第二段：定義一個問題。
第三段：解釋你的方案，列舉讀者能夠得到的收益。
第四段：具體指明你需要讀者做什么。
◇消息型
第一段：表達良好祝愿。
第二段：提出消極消息，并解釋原因。
第三段：解釋其中的積極方面并再次表達良好的祝愿。
成文過程中圖表 空白 標題的合理運用
圖表、空白和標題的運用
在商務寫作當中，圖表是一種非常好的表示形式。
(1)圖表
圖表往往比文字更易于被視覺接受，傳送更直接。在商務寫作中運用圖表時，一定要注意恰當、準確、易于察看
圖表有表格、餅狀圖、柱狀圖、流程圖以及圖片等表現形式，這些表現形式必須合理地利用，準確地反映出所要傳達的信息。
適用情況
·表格——大量的數字信息
·餅狀圖——百分比關系、整體與部分的份額關系
·柱狀圖——隨時間的增減變化
·流程圖——事物的過程、工作步驟
·圖片——烘托氣氛、非常形象直觀
(2)空白
在商務寫作中，我們往往忽視空白的使用。如果合理運用空白，可使文字更有說服力，一目了然，段落層次非常清晰。
【案例】
大作家雨果在一部新書出版之后，他非常想了解一下市場反應情況，于是他給總編寫了一封信，信里面只有一個問號，總編給他回了一封信，是一個驚嘆號，代表市場反響非常好。商務信函內容盡量簡潔，適當運用空白，并特別注意按照讀者的閱讀習慣進行商務寫作。
(3)標題
在商務寫作中，標題的字體、字號和顏色要合理利用，應使標題非常清晰，重點突出。
但字體、字號和顏色不宜過多。
【忠告】
不要把商務寫作變成打印機的測試頁
商務寫作的十大技巧
進行商務寫作的時候需要特別注意的十點：
第一，了解你的讀者。
第二，使用第二人稱，強調讀者的利益。
第三，(確定單一的寫作目標，也就是說，每一個商務寫作最好或最穩妥的辦法，是確定唯一的寫作目標。)
第四，語言運用要清晰、簡單、直白。
第五，運用目錄、提綱以及附件，可以更好的突出商務主題。
第六，開篇和結尾要有力。
第七，在長的文件當中合理地運用標題、空白以及圖表。
第八，多用主動語態。
第九，避免消極的寫作。
第十，運用說服的技巧來說服讀者。
良好的商務寫作是商務禮儀的一種表現，同時也是重要的溝通渠道，對于一位職業人士而言，商務寫作是必不可少的工具，希望通過學習商務寫作技巧，能夠提高你的商務寫作技巧，以成為一個合格的職業人士。