什么是簡報(bào)
也許你沒有做過簡報(bào)，但相信你一定聽過別人做的簡報(bào)。大多數(shù)公司在安排新進(jìn)人員訓(xùn)練時(shí)，會(huì)安排一堂公司情況介紹課，通過對(duì)公司簡潔的說明，讓每位新進(jìn)人員都對(duì)公司產(chǎn)生印象，這也是一種簡報(bào)。參觀電子展的時(shí)候，有些廠商在說明會(huì)上介紹新軟件，介紹通訊器材的特殊用途，這些都是簡報(bào)。
為了使簡報(bào)更有效，簡報(bào)往往會(huì)使用各種輔助的表達(dá)工具。例如講解旅游行程時(shí)，不論怎么描述夏威夷的海灘是多么迷人，也不如播放夏威夷的幻燈片或錄相來得生動(dòng)，更能引起人們的興趣。因此簡報(bào)往往會(huì)使用到圖表、投影片、幻燈片、電影、錄相、模型或?qū)嵨锏?，可以讓你的簡?bào)更能表達(dá)你要表達(dá)的內(nèi)容和目的。
公司內(nèi)常做的簡報(bào)有：
◆工作職責(zé)簡報(bào)
◆各種狀況調(diào)查的簡報(bào)
◆各種問題解決方案的簡報(bào)
◆主管圈發(fā)的簡報(bào)
◆新產(chǎn)品發(fā)表的簡報(bào)
◆公司簡介的簡報(bào)
成功簡報(bào)的綜合要素
成功簡報(bào)的五要素
1.人
這里所指的人包括兩種，一個(gè)是演講人本身，一個(gè)是客戶。做簡報(bào)的人第一要想清楚你面對(duì)的對(duì)象是誰?他的關(guān)注點(diǎn)是什么?如何以客戶為導(dǎo)向?在商業(yè)推廣中，讓客戶接受你是唯一的目的，因此深刻了解你的客戶，投其所好非常重要。
2.內(nèi)容
只有好形式?jīng)]有好內(nèi)容的簡報(bào)，也不能打動(dòng)客戶。
3.場(chǎng)面的控制
如果場(chǎng)面控制不好，亂糟糟的，必然會(huì)給客戶造成不良印象
4.口才
一個(gè)簡報(bào)是否成功，做簡報(bào)人的口才占了很大的比重。好的口才能夠打動(dòng)人，能更好地達(dá)到簡報(bào)的目的。
5.輔助設(shè)備和資料
什么是成功的簡報(bào)會(huì)議?會(huì)前應(yīng)該知道為什么要參加會(huì)議，有哪些重要人物到會(huì);到會(huì)場(chǎng)之后，要了解會(huì)議的議題，要有要點(diǎn)突出的材料;會(huì)后還要有大量的報(bào)道，這些都要通過輔助材料和資料來解決。
報(bào)者的魅力
簡報(bào)者的魅力
簡報(bào)應(yīng)該以聽眾和客戶為中心，事先要了解聽眾和客戶對(duì)哪些問題有疑問，同時(shí)針對(duì)有關(guān)的疑問做好輔助準(zhǔn)備。在表述中，簡報(bào)者最想讓聽眾和客戶了解的就必須重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，以加深聽眾和客戶的印象。
1.注意服裝儀容
不久前，中國最大的軟件公司金山公司有一個(gè)大型發(fā)布會(huì)，在發(fā)布會(huì)上金山公司員工以唐裝亮相，這是非常適合的，因?yàn)榻鹕阶龅氖敲褡遘浖⑶覄倯?zhàn)勝微軟獲得政府的訂單。此時(shí)以唐裝亮相體現(xiàn)了民族的驕傲與自豪，如果以西裝亮相可能倒不太合適。因此，簡報(bào)者的裝扮要適合簡報(bào)的主題。
也許你的著裝一般，也許你的服裝不是名牌，而且穿錯(cuò)了場(chǎng)合，但是有一樣?xùn)|西你永遠(yuǎn)可以帶在身邊——注視大家的目光和微笑，這是簡報(bào)者登臺(tái)后首先要注意的。
2.儀表要得體
簡報(bào)者應(yīng)面帶微笑，輕松地走向簡報(bào)位置，迅速地將資料安排在適當(dāng)?shù)奈恢?，千萬不要東摸西碰，顯出局促不安的樣子，分散聽眾的注意力。
簡報(bào)時(shí)常犯的錯(cuò)誤動(dòng)作：
(1)雙手或單手插在褲子口袋，讓人有不夠莊重的感覺
(2)簡報(bào)時(shí)，眼睛不看聽眾
(3)雙手交叉，不放在胸前
(4)經(jīng)常不自主地搔頭、調(diào)整眼鏡架，還揮動(dòng)指示棒
(5)身體擋著部分投影熒幕，影響部分聽眾觀看熒幕
(6)簡報(bào)時(shí)對(duì)著投影熒幕說話，長時(shí)間地背向聽眾
(7)影片經(jīng)常前后倒置或上下播放
3.口才魅力
(1)找一種共同的語言如果你說的話讓你的聽眾或客戶聽不懂，那么你再努力做簡報(bào)也達(dá)不到目的。
(2)注意說話的語調(diào)和語速
?、俦苊庹Z調(diào)呆板，要懂得用語調(diào)強(qiáng)調(diào)簡報(bào)的重點(diǎn)部分。
②簡報(bào)的語速要適中，不宜過快，也不宜過慢。尤其是語言不標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，應(yīng)該放慢語速，重點(diǎn)突出，并配合肢體語言及輔助設(shè)備，使聽眾或客戶準(zhǔn)確理解簡報(bào)的內(nèi)容。
?、郾苊饬?xí)慣性的口頭禪，例如講話中加上“喔”“嗯”或是不停地詢問聽眾“聽懂了嗎”，“你們知道我的意思了嗎”。
簡報(bào)的破冰方法
簡報(bào)的破冰方法是指開始做簡報(bào)時(shí)，簡報(bào)者拉近聽眾和客戶的心理距離，吸引觀眾的注意力，讓他們進(jìn)入簡報(bào)主題的技巧。
經(jīng)常使用的破冰方法：
(1) 采用和主題有關(guān)聯(lián)的生活實(shí)例做開場(chǎng)白
(2)詢問聽眾一些和主題有關(guān)的問題使他們把注意力放在主題上
(3)給聽眾和客戶看一些和主題有關(guān)的圖片、資料等
(4)說一個(gè)和主題有關(guān)的笑話
(5) 做一些游戲以拉近和聽眾的心理距離
例如，有10個(gè)組員參會(huì)，在一張紙上寫上10個(gè)參會(huì)人的名字，再寫幾件事，如曾經(jīng)在12點(diǎn)以后送你回過家的人，曾經(jīng)上過電視的人，曾經(jīng)用左腳踢過貓的人等等，然后讓每個(gè)組員填寫在自己身上是否發(fā)生過這樣的事情，如果發(fā)生過就寫上你的名字。
這個(gè)游戲的作用就是讓大家都放下架子，使彼此之間形成一種兒童般的單純關(guān)系，在大家相互認(rèn)識(shí)、相互了解之后，就可以一起探討問題和平等交流。
簡報(bào)的結(jié)論
簡報(bào)的最后要提出強(qiáng)而有力的結(jié)論，這些結(jié)論必須合乎邏輯，必須是你簡報(bào)過程中被證實(shí)的論點(diǎn)。這些結(jié)論對(duì)聽眾行為很有影響力，簡報(bào)的目的要靠這些結(jié)論去達(dá)成。
做商業(yè)簡報(bào)結(jié)論的注意事項(xiàng)：
(1)商業(yè)簡報(bào)結(jié)論非常重要，簡報(bào)人希望聽眾得到什么，要用一種比較恰當(dāng)?shù)姆绞较蚵牨姳硎觥?/span>
(2)商業(yè)社會(huì)是一個(gè)計(jì)算成本的社會(huì)。聽眾聽簡報(bào)是要計(jì)算價(jià)值的，如果簡報(bào)人不能給聽眾價(jià)值，也許就不會(huì)有聽眾。商業(yè)簡報(bào)要注重客戶的價(jià)值意識(shí)。
(3) 商業(yè)簡報(bào)的時(shí)間一般不多于兩小時(shí)。人的記憶高峰和興奮點(diǎn)，一般比較短，簡報(bào)做完了以后，需要通過匯總來達(dá)成簡報(bào)的目的。
簡報(bào)的輔助工具
1.簡報(bào)的環(huán)境布置
要達(dá)到最佳的簡報(bào)效果，不同的簡報(bào)目的需要選擇不同的會(huì)場(chǎng)布置。
(1)課桌式的會(huì)場(chǎng)布置。這是常見的一種會(huì)場(chǎng)布置方式，它適合于一邊講一邊聽。
(2)圓桌式的會(huì)場(chǎng)布置。在召開項(xiàng)目組會(huì)議的時(shí)候，主要是共同商討項(xiàng)目實(shí)施方案，找出一個(gè)讓大家坐在圓桌旁邊，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，提意見，最后匯總大家意見，作出下一步的行動(dòng)計(jì)劃。
(3)魚骨刺式的會(huì)場(chǎng)布置。這種布置適合于代理商簡報(bào)會(huì)。因?yàn)楹唸?bào)人在做簡報(bào)的同時(shí)，代理商會(huì)在下面交流。如果采用長排桌形式交流，則交流者彼此相距太遠(yuǎn)，會(huì)場(chǎng)秩序就會(huì)亂成一團(tuán)。采用魚骨刺式的會(huì)場(chǎng)布置，有利于彼此交流。
2.視聽設(shè)備
(1)麥克風(fēng)。在簡報(bào)開始之前，應(yīng)該調(diào)試好麥克風(fēng)，保證其在簡報(bào)中能夠正常發(fā)揮功能，為簡報(bào)添彩。
(2)幻燈。一張好的幻燈片最好是三到五行字，而且只有一個(gè)主題。因?yàn)槿说挠洃浟τ邢?，再多就?huì)遺忘。
能用圖表說明問題盡量不用文字，因?yàn)槿藢?duì)圖形的接受能力比文字強(qiáng)。
3.講義
講義實(shí)際上是一個(gè)輔助教材，是幫助聽眾接受資訊和輔助簡報(bào)人實(shí)現(xiàn)簡報(bào)目標(biāo)的工具。
簡報(bào)的結(jié)構(gòu)
簡報(bào)的結(jié)構(gòu)
1.開場(chǎng)白
開場(chǎng)白通常包括感謝聽眾參加簡報(bào)會(huì)議或自我介紹，或報(bào)告簡報(bào)的主題及簡報(bào)的順序。開場(chǎng)白最重要的是吸引聽眾的注意，讓聽眾關(guān)心簡報(bào)的主題。
簡報(bào)人的信心非常重要，簡報(bào)人應(yīng)該面帶微笑，充滿信心地走向簡報(bào)位置，迅速將資料安放好，千萬不要顯出局促不安的樣子。
簡報(bào)是一種商業(yè)活動(dòng)，因此簡報(bào)應(yīng)該以客戶為導(dǎo)向。簡報(bào)人必須明確回答客戶聽簡報(bào)有什么好處。也就是說簡報(bào)內(nèi)容必須涵蓋聽眾關(guān)心的事情，若內(nèi)容不是聽眾關(guān)心的，這時(shí)就要考慮修正簡報(bào)的內(nèi)容，否則簡報(bào)的目的很難達(dá)成。
2.迅速切入主題
人的興奮點(diǎn)一分鐘后進(jìn)入高峰期，三五分鐘后，人的注意力開始進(jìn)入狀態(tài)。簡報(bào)人應(yīng)快速說明目標(biāo)，讓聽眾知道要談的主題，然后不停地激發(fā)聽眾的興趣，提高聽眾的期望值，讓聽眾明確聽簡報(bào)會(huì)給他帶來什么好處，并且一直把聽眾的高期望值保持到簡報(bào)的結(jié)束。
3.互動(dòng)
互動(dòng)一方面是對(duì)聽眾的尊重，另一方面從互動(dòng)中你會(huì)發(fā)現(xiàn)報(bào)告中哪些地方是聽眾不感興趣的，或者聽眾感興趣而你卻忽視了，從而適度地調(diào)整你的簡報(bào)。應(yīng)該不斷地維持雙向溝通，不斷地試探聽眾是否能理解你的簡報(bào)。
做產(chǎn)品簡報(bào)的時(shí)候，在對(duì)產(chǎn)品做了一番肯定之后，讓聽眾來幫你總結(jié)報(bào)告，復(fù)述一下他對(duì)產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)。這時(shí)有人擔(dān)心聽眾提出相反的意見怎么辦?這就涉及到一個(gè)互動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)問題。所以簡報(bào)之前要做大量的準(zhǔn)備工作，對(duì)可能提出的問題以及如何回答做好充分準(zhǔn)備。
4.總結(jié)
簡報(bào)做完之后可以作如下的總結(jié)：“非常感謝在座的朋友給我提出了非常好的建議，我們今后會(huì)......”，或者，“為了感謝諸位，晚上我們會(huì)有大型的PARTY。”當(dāng)然這些只是小的技巧。使用這些小技巧的目的是為了拉近與客戶的距離，達(dá)到簡報(bào)的目的，更為重要的是要總結(jié)出結(jié)論，用這些結(jié)論去影響聽眾行為，簡報(bào)目的主要靠這些結(jié)論去達(dá)成。
簡報(bào)是一種有效的溝通方式。成功簡報(bào)的必要條件：一是簡報(bào)的內(nèi)容要“投其所好”，能吸引聽眾;二是簡報(bào)者的口才與魅力要能吸引聽眾、打動(dòng)聽眾。完備的視聽設(shè)備也是成功簡報(bào)的輔助條件。