1.什么是情報(bào)
任何信息都可以說(shuō)是一種情報(bào)。就企業(yè)而言，情報(bào)是指存在于企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境內(nèi)的有關(guān)信息如文字、聲音、圖表、數(shù)字等形式的信息。
2.情報(bào)的種類
(1) 外部情報(bào)
外部情報(bào)反映的是企業(yè)所處外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境的有關(guān)情況，如產(chǎn)業(yè)整體的興衰、競(jìng)爭(zhēng)者的狀況及優(yōu)缺點(diǎn)、消費(fèi)者喜好的變動(dòng)、市場(chǎng)的景氣狀況及政治、經(jīng)濟(jì)、法律等對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)影響的信息。外部情報(bào)能反映企業(yè)可能面臨的機(jī)會(huì)及危機(jī)。
(2)內(nèi)部情報(bào)
內(nèi)部情報(bào)是反映企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)的有關(guān)狀況，如經(jīng)營(yíng)額、成長(zhǎng)率、收益率以及生產(chǎn)、銷售、人才、研發(fā)、財(cái)務(wù)各部門的業(yè)務(wù)報(bào)告等。內(nèi)部情報(bào)能了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，把握企業(yè)的問(wèn)題及企業(yè)的實(shí)力點(diǎn)。
(3)自我管理的情報(bào)
自我管理的情報(bào)是每個(gè)人完成工作及提升個(gè)人能力所需的情報(bào)。
收集情報(bào)的五個(gè)步驟
情報(bào)收集范圍非常廣泛，收集情報(bào)按下列五個(gè)步驟進(jìn)行：
1.確定收集什么情報(bào)
收集情報(bào)前一定要確定收集的是什么樣的情報(bào)，目的是什么。
(1) 當(dāng)要確定是否有問(wèn)題時(shí)
有兩家類似的銷售店，B店業(yè)績(jī)持續(xù)增長(zhǎng)，S店卻平平，想要了解S店業(yè)績(jī)平平的原因提出如下咨詢來(lái)確認(rèn)是否有問(wèn)題。S店是否有不好的經(jīng)營(yíng)方針?若有的話，要具體列舉。比較B店與S店的做法有哪些不同，這些不同點(diǎn)是否會(huì)影響業(yè)績(jī)。
(2) 當(dāng)確定想要做決定時(shí)
(3)當(dāng)要探明問(wèn)題的原因時(shí)
當(dāng)想找出問(wèn)題的原因時(shí)，可用3W1H方法確定要收集的情報(bào)。
?、賅HAT——情報(bào)收集的內(nèi)容。
?、赪HERE——情報(bào)收集的地點(diǎn)。
?、踂HEN——情報(bào)收集的時(shí)間。
?、蹾OW MUCH——情報(bào)收集的數(shù)量。
2.事實(shí)與意見(jiàn)要分開(kāi)收集
事實(shí)是一種情報(bào)，意見(jiàn)也是一種情報(bào)，必須分開(kāi)處理，因?yàn)閮烧叽淼囊饬x是不一樣的。就像我們常聽(tīng)到的兩個(gè)推銷員到非洲賣鞋的故事，一位推銷員發(fā)現(xiàn)非洲無(wú)人買鞋，悲觀表示鞋在非洲無(wú)市場(chǎng)，另一位推銷員卻樂(lè)觀地表示非洲市場(chǎng)無(wú)限大，二位所陳述的事實(shí)(非洲無(wú)人穿鞋的事實(shí))是一樣的，但意見(jiàn)卻南轅北轍。
3.注意“問(wèn)”及“聽(tīng)”的技巧
第一手情報(bào)往往要從當(dāng)事人處直接獲得，因此要留意收集時(shí)“問(wèn)”及“聽(tīng)”的技巧。
(1)“問(wèn)”的技巧
◆詢問(wèn)時(shí)不要有暗示的語(yǔ)氣
例如：“就業(yè)是否是您畢業(yè)后考慮的第一件事情?”
不如你這樣問(wèn)：“畢業(yè)后您考慮的第一件事情是什么?”
不如：“面臨畢業(yè)，您是否彷徨?”
又如：“面臨畢業(yè)您的心情如何?”
◆詢問(wèn)時(shí)不要有評(píng)價(jià)的語(yǔ)氣
詢問(wèn)時(shí)盡量用敘述的語(yǔ)氣，不要帶有評(píng)價(jià)的字眼。例如“這么容易的事為何還會(huì)出錯(cuò)?”不如“什么原因造成這件事發(fā)生錯(cuò)誤?”
◆要讓被詢問(wèn)者說(shuō)出自己的想法
盡量讓被詢問(wèn)者以“我”開(kāi)頭的語(yǔ)句回答問(wèn)題。例如：“您認(rèn)為如何?”“您的想法怎樣?”“您的想法是這樣的嗎?”
(2)“聽(tīng)”的技巧
◆確認(rèn)你聽(tīng)后所理解的是對(duì)方所說(shuō)的
對(duì)于你聽(tīng)到的話，若覺(jué)得不夠準(zhǔn)確時(shí)，需進(jìn)一步確認(rèn)對(duì)方所說(shuō)的內(nèi)容。例如“您剛才所說(shuō)的意思是指……”“我們?cè)傺芯恳幌?，您的主要意思?hellip;…”
◆積極回應(yīng)對(duì)方的說(shuō)話
您可用點(diǎn)頭、笑容、“是的”、“哦”……等及時(shí)回應(yīng)，鼓勵(lì)對(duì)方回答。
4.掌握情報(bào)的來(lái)源及對(duì)象
當(dāng)你確定需要什么樣的情報(bào)后，就可以著手進(jìn)行收集工作。有些情報(bào)是現(xiàn)成的，如報(bào)刊、雜志刊載的信息，但必須經(jīng)過(guò)篩選;有些情報(bào)必須親自調(diào)查，如客戶抱怨的原因調(diào)查?，F(xiàn)成的情報(bào)來(lái)源很多，但不一定完全都適合。因此，要隨時(shí)留意有用的信息并熟悉對(duì)取得信息有幫助的對(duì)象。一般而言，情報(bào)的來(lái)源有四類：
(1) 大眾傳播媒體
電視、廣播、報(bào)紙、雜志是最具代表性的傳播媒體。
(2)參加小團(tuán)體活動(dòng)
參加同學(xué)會(huì)、讀書(shū)會(huì)、研習(xí)會(huì)、工商會(huì)等各種社團(tuán)活動(dòng)也能獲取許多情報(bào)。
(3)政府機(jī)構(gòu)
政府有關(guān)機(jī)構(gòu)如外貿(mào)協(xié)會(huì)、投資咨詢處、中小企業(yè)處、中央圖書(shū)館等，都有許多情報(bào)供您參考。
(4)市場(chǎng)調(diào)查公司
有的情報(bào)可委托市場(chǎng)調(diào)查公司進(jìn)行調(diào)查。
(5)其他
包括各種文獻(xiàn)、年鑒、調(diào)查報(bào)告等。
5.情報(bào)的記錄方法
情報(bào)的記錄方法有：
(1) 利用筆記本記載獲得的情報(bào)。
(2)利用備忘錄記載情報(bào)。
(3)剪下有情報(bào)價(jià)值的報(bào)刊雜志。
(4)將閱讀中的重要內(nèi)容做眉批或摘錄。
(5)錄音錄像。
如何整理情報(bào)
整理情報(bào)可按分類、目錄、索引、主題詞或交叉引用等方法進(jìn)行。這些方法你可以花時(shí)間去參考比較，選擇一種比較適合自己的方法，試著去做。在試行的過(guò)程中，依據(jù)自己的需求調(diào)整，修正出最適合自己的方法。
只要是適合自己的情報(bào)整理方法就是最好的方法。期望你在情報(bào)整理的過(guò)程中發(fā)展出最適合自己的“自我流”方法。
情報(bào)的運(yùn)用和傳播
活用情報(bào)
利用情報(bào)前首先要確認(rèn)情報(bào)的可靠性。
1.檢查情報(bào)可靠性的方法
(1)檢查從個(gè)人處得到的情報(bào)
◆確認(rèn)這個(gè)人是如何得到這份情報(bào)的
◆情報(bào)有無(wú)摻雜他個(gè)人意見(jiàn)
◆這個(gè)情報(bào)對(duì)他個(gè)人有無(wú)利害關(guān)系
◆ 這個(gè)情報(bào)是何時(shí)取得的
◆ 他為何要提供這個(gè)情報(bào)
◆確認(rèn)這個(gè)情報(bào)是否建立在某些前提下
◆ 確認(rèn)這個(gè)情報(bào)有無(wú)遺漏之處是否僅為整體中的一部分
(2)檢查統(tǒng)計(jì)資料
◆統(tǒng)計(jì)資料的作者是誰(shuí)或是哪個(gè)機(jī)構(gòu)
◆ 是采用什么調(diào)查方法取得的
◆資料是否能代表全體或只能代表一個(gè)特定對(duì)象或階層
◆統(tǒng)計(jì)的數(shù)字和陳述的結(jié)論是否一致
◆調(diào)查的事項(xiàng)采用此種調(diào)查方法是否適當(dāng)
◆是否隱藏邏輯不符的推論
2.活用情報(bào)
(1)將情報(bào)用于意思決定流程
人們?cè)谧鳑Q定的時(shí)候，通常遵循獲得情報(bào)、周密思考、作出決定這樣的途徑。若利用收集、整理、活用情報(bào)幫助你進(jìn)行思考、判斷，那么，你作決定后的風(fēng)險(xiǎn)將降至最低。
意思決定流程
(2) 活用在預(yù)測(cè)上
未來(lái)的征兆存在于現(xiàn)在。日本三菱綜合研究所每年都會(huì)針對(duì)經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、政治、地域等領(lǐng)域，廣泛收集各種情報(bào)、資訊、文獻(xiàn)，以做出他們對(duì)未來(lái)趨勢(shì)的預(yù)測(cè)。他們的預(yù)測(cè)資料被企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者及企業(yè)的從業(yè)人員當(dāng)作透視未來(lái)的重要資訊。
企業(yè)的經(jīng)營(yíng)除了考慮現(xiàn)狀外，還需要考慮將來(lái)。
“將來(lái)企業(yè)憑借什么優(yōu)勢(shì)在業(yè)界占有一席之地?”要回答這些問(wèn)題，企業(yè)一定要有足夠的情報(bào)。
(3)活用在問(wèn)題的原因探討上
問(wèn)題的原因探討過(guò)程，實(shí)際上是一連串情報(bào)的收集及判斷過(guò)程。下圖是利用情報(bào)探究不良品原因的步驟，它告訴你如何活用情報(bào)，探究問(wèn)題的原因。
問(wèn)題的原因探討
整體產(chǎn)業(yè)需求、競(jìng)爭(zhēng)狀況情報(bào)，新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、新產(chǎn)品特點(diǎn)的市場(chǎng)報(bào)告，客戶滿意度調(diào)查等情報(bào)都是企業(yè)情報(bào)利用的例子。
另外通過(guò)情報(bào)的組合、分離可以激發(fā)新的創(chuàng)意，創(chuàng)造發(fā)明出新產(chǎn)品和新觀點(diǎn)，這些都是充分活用情報(bào)的結(jié)果。
情報(bào)的傳達(dá)
情報(bào)一定要妥善處理，讓接受情報(bào)的人能夠清楚地把握情報(bào)所要表達(dá)的意思。情報(bào)的表達(dá)一定要主題明確，要有前因后果，要善用圖表。圖表是傳達(dá)情報(bào)最有效的方式。
銷售實(shí)績(jī)與預(yù)算比
(2) 柱狀圖
歷年銷售實(shí)績(jī)
(3)對(duì)稱柱形圖
各分公司及平均每人銷售實(shí)績(jī)圖
(4)甘特圖
印刷書(shū)籍日程表
(5)餅圖
電視機(jī)品牌占有率
情報(bào)管理的準(zhǔn)則
(1)收集情報(bào)前首先問(wèn)自己收集的目的是什么
(2)經(jīng)常保持好奇心與問(wèn)題意識(shí)
(3) 養(yǎng)成檢查情報(bào)真實(shí)性的習(xí)慣
(4) 相關(guān)領(lǐng)域的情報(bào)也要關(guān)心
(5)選定某個(gè)領(lǐng)域成為公司第一，也成為業(yè)內(nèi)第一
(6)不要把情報(bào)只當(dāng)成推理的手段，讓它扮演激發(fā)你創(chuàng)造力的媒介
情報(bào)管理是你一生的事業(yè)，不管在事業(yè)上還是在興趣上，要想出類拔萃，掌握情報(bào)是成功的關(guān)鍵。在知識(shí)爆炸的時(shí)代里，更應(yīng)該重視情報(bào)管理。希望你注意收集和整理你的情報(bào)，需要時(shí)能夠迅速找到情報(bào)，并且通過(guò)靈活運(yùn)用你的情報(bào)作出正確的決策。