1.什么是情報
任何信息都可以說是一種情報。就企業而言，情報是指存在于企業經營環境內的有關信息如文字、聲音、圖表、數字等形式的信息。
2.情報的種類
(1) 外部情報
外部情報反映的是企業所處外部經營環境的有關情況，如產業整體的興衰、競爭者的狀況及優缺點、消費者喜好的變動、市場的景氣狀況及政治、經濟、法律等對企業經營影響的信息。外部情報能反映企業可能面臨的機會及危機。
(2)內部情報
內部情報是反映企業內部經營的有關狀況，如經營額、成長率、收益率以及生產、銷售、人才、研發、財務各部門的業務報告等。內部情報能了解企業的經營狀況，把握企業的問題及企業的實力點。
(3)自我管理的情報
自我管理的情報是每個人完成工作及提升個人能力所需的情報。
收集情報的五個步驟
情報收集范圍非常廣泛，收集情報按下列五個步驟進行：
1.確定收集什么情報
收集情報前一定要確定收集的是什么樣的情報，目的是什么。
(1) 當要確定是否有問題時
有兩家類似的銷售店，B店業績持續增長，S店卻平平，想要了解S店業績平平的原因提出如下咨詢來確認是否有問題。S店是否有不好的經營方針?若有的話，要具體列舉。比較B店與S店的做法有哪些不同，這些不同點是否會影響業績。
(2) 當確定想要做決定時
(3)當要探明問題的原因時
當想找出問題的原因時，可用3W1H方法確定要收集的情報。
①WHAT——情報收集的內容。
②WHERE——情報收集的地點。
③WHEN——情報收集的時間。
④HOW MUCH——情報收集的數量。
2.事實與意見要分開收集
事實是一種情報，意見也是一種情報，必須分開處理，因為兩者代表的意義是不一樣的。就像我們常聽到的兩個推銷員到非洲賣鞋的故事，一位推銷員發現非洲無人買鞋，悲觀表示鞋在非洲無市場，另一位推銷員卻樂觀地表示非洲市場無限大，二位所陳述的事實(非洲無人穿鞋的事實)是一樣的，但意見卻南轅北轍。
3.注意“問”及“聽”的技巧
第一手情報往往要從當事人處直接獲得，因此要留意收集時“問”及“聽”的技巧。
(1)“問”的技巧
◆詢問時不要有暗示的語氣
例如：“就業是否是您畢業后考慮的第一件事情?”
不如你這樣問：“畢業后您考慮的第一件事情是什么?”
不如：“面臨畢業，您是否彷徨?”
又如：“面臨畢業您的心情如何?”
◆詢問時不要有評價的語氣
詢問時盡量用敘述的語氣，不要帶有評價的字眼。例如“這么容易的事為何還會出錯?”不如“什么原因造成這件事發生錯誤?”
◆要讓被詢問者說出自己的想法
盡量讓被詢問者以“我”開頭的語句回答問題。例如：“您認為如何?”“您的想法怎樣?”“您的想法是這樣的嗎?”
(2)“聽”的技巧
◆確認你聽后所理解的是對方所說的
對于你聽到的話，若覺得不夠準確時，需進一步確認對方所說的內容。例如“您剛才所說的意思是指……”“我們再研究一下，您的主要意思是……”
◆積極回應對方的說話
您可用點頭、笑容、“是的”、“哦”……等及時回應，鼓勵對方回答。
4.掌握情報的來源及對象
當你確定需要什么樣的情報后，就可以著手進行收集工作。有些情報是現成的，如報刊、雜志刊載的信息，但必須經過篩選;有些情報必須親自調查，如客戶抱怨的原因調查。現成的情報來源很多，但不一定完全都適合。因此，要隨時留意有用的信息并熟悉對取得信息有幫助的對象。一般而言，情報的來源有四類：
(1) 大眾傳播媒體
電視、廣播、報紙、雜志是最具代表性的傳播媒體。
(2)參加小團體活動
參加同學會、讀書會、研習會、工商會等各種社團活動也能獲取許多情報。
(3)政府機構
政府有關機構如外貿協會、投資咨詢處、中小企業處、中央圖書館等，都有許多情報供您參考。
(4)市場調查公司
有的情報可委托市場調查公司進行調查。
(5)其他
包括各種文獻、年鑒、調查報告等。
5.情報的記錄方法
情報的記錄方法有：
(1) 利用筆記本記載獲得的情報。
(2)利用備忘錄記載情報。
(3)剪下有情報價值的報刊雜志。
(4)將閱讀中的重要內容做眉批或摘錄。
(5)錄音錄像。
如何整理情報
整理情報可按分類、目錄、索引、主題詞或交叉引用等方法進行。這些方法你可以花時間去參考比較，選擇一種比較適合自己的方法，試著去做。在試行的過程中，依據自己的需求調整，修正出最適合自己的方法。
只要是適合自己的情報整理方法就是最好的方法。期望你在情報整理的過程中發展出最適合自己的“自我流”方法。
情報的運用和傳播
活用情報
利用情報前首先要確認情報的可靠性。
1.檢查情報可靠性的方法
(1)檢查從個人處得到的情報
◆確認這個人是如何得到這份情報的
◆情報有無摻雜他個人意見
◆這個情報對他個人有無利害關系
◆ 這個情報是何時取得的
◆ 他為何要提供這個情報
◆確認這個情報是否建立在某些前提下
◆ 確認這個情報有無遺漏之處是否僅為整體中的一部分
(2)檢查統計資料
◆統計資料的作者是誰或是哪個機構
◆ 是采用什么調查方法取得的
◆資料是否能代表全體或只能代表一個特定對象或階層
◆統計的數字和陳述的結論是否一致
◆調查的事項采用此種調查方法是否適當
◆是否隱藏邏輯不符的推論
2.活用情報
(1)將情報用于意思決定流程
人們在作決定的時候，通常遵循獲得情報、周密思考、作出決定這樣的途徑。若利用收集、整理、活用情報幫助你進行思考、判斷，那么，你作決定后的風險將降至最低。
意思決定流程
(2) 活用在預測上
未來的征兆存在于現在。日本三菱綜合研究所每年都會針對經濟、產業、經營、技術、政治、地域等領域，廣泛收集各種情報、資訊、文獻，以做出他們對未來趨勢的預測。他們的預測資料被企業的經營者及企業的從業人員當作透視未來的重要資訊。
企業的經營除了考慮現狀外，還需要考慮將來。
“將來企業憑借什么優勢在業界占有一席之地?”要回答這些問題，企業一定要有足夠的情報。
(3)活用在問題的原因探討上
問題的原因探討過程，實際上是一連串情報的收集及判斷過程。下圖是利用情報探究不良品原因的步驟，它告訴你如何活用情報，探究問題的原因。
問題的原因探討
整體產業需求、競爭狀況情報，新產品開發、新產品特點的市場報告，客戶滿意度調查等情報都是企業情報利用的例子。
另外通過情報的組合、分離可以激發新的創意，創造發明出新產品和新觀點，這些都是充分活用情報的結果。
情報的傳達
情報一定要妥善處理，讓接受情報的人能夠清楚地把握情報所要表達的意思。情報的表達一定要主題明確，要有前因后果，要善用圖表。圖表是傳達情報最有效的方式。
銷售實績與預算比
(2) 柱狀圖
歷年銷售實績
(3)對稱柱形圖
各分公司及平均每人銷售實績圖
(4)甘特圖
印刷書籍日程表
(5)餅圖
電視機品牌占有率
情報管理的準則
(1)收集情報前首先問自己收集的目的是什么
(2)經常保持好奇心與問題意識
(3) 養成檢查情報真實性的習慣
(4) 相關領域的情報也要關心
(5)選定某個領域成為公司第一，也成為業內第一
(6)不要把情報只當成推理的手段，讓它扮演激發你創造力的媒介
情報管理是你一生的事業，不管在事業上還是在興趣上，要想出類拔萃，掌握情報是成功的關鍵。在知識爆炸的時代里，更應該重視情報管理。希望你注意收集和整理你的情報，需要時能夠迅速找到情報，并且通過靈活運用你的情報作出正確的決策。